Verkkokouluttaminen tukemaan liiketoimintatavoitteita!

Jokaisella organisaatiolla on jonkinlainen strategia tai liiketoimintasuunnitelma.  Strategiaan kuuluvat olennaisena osana erilaiset liiketoimintatavoitteet, jotka on voitu asettaa joko kuluvalle vuodelle tai pidemmälle aikavälille.

Monessa organisaatiossa myös toteutetaan henkilöstön osaamisen kehittämistä tavalla tai toisella, on sitten kyse perehdytyksistä, työturvallisuuskoulutuksista, compliance-toimintaohjeista tai pidemmälle viedyistä oppimiskokonaisuuksista. Näitä koulutushankkeita viedään käytäntöön digimuotoisesti, perinteisemmällä tavalla luokkahuonekoulutuksilla tai näiden yhdistelmällä. Tulisikin ehkä kysyä: "Onko organisaatiossa liiketoimintatavoitteita tälle vuodelle (tai pidemmälle ajanjaksolle) ja kouluttamista – verkko- tai muuta – tarkasteltu rinta rinnan?" 

Miksi verkkokouluttaminen pitäisi sovittaa liiketoimintatavoitteisiin?

Liiketoimintatavoitteet liittyvät usein siihen, että jotakin organisaatiossa halutaan kasvattaa, kehittää tai muutoin muuttaa. Tavoitellaan siis jotakin muutosta – usein parannusta aiempaan. Kun nykyistä tilannetta halutaan muuttaa jollain tavalla, on luonnollista aluksi tarkastella nykyistä tekemistä ja mahdollisesti myös nykyisiä toimintatapoja. Vaikka joissain suunnitelluissa muutoksissa saattaakin kyse olla vaikkapa uusien toimitilojen hankinnasta tai työergonomiaan panostamisesta kalustetasolla, eivät tämänkaltaiset tavoitteet tai suunnitelmat yleensä päädy liiketoimintatavoitteiksi saakka. Nimittäin, mikä liiketoimintatavoitteita, oikeastaan organisaatiosta riippumatta, yhdistää, on ihmiset eli henkilöstö. Henkilöstön toivotaan jollain tavalla muuttavan toimintaansa, jotta liiketoimintatavoitteet voidaan saavuttaa.

Tyypillisiä vuosittaisia liiketoimintatavoitteita voivat olla esimerkiksi

• liikevaihdon kasvu 30 % verrattuna edelliseen kauteen
• näkyvyyden lisääminen (käytetyllä mittarilla tarkasteltuna) 40 % edelliseen kauteen verrattuna
• markkinointitoimenpiteiden tehokkuuden parantaminen siten, että vuosineljännestasolla toimenpiteet lisäävät sisään tulevien asiakasyhteydenottojen lukumäärää 15 % verrattuna aiempaan
• asiakasmäärän kasvattaminen 15 % verrattuna edelliseen kauteen
• uusien liiketoiminta-alueiden avaaminen: uusi kaupunki tai maa toimintavalmiina vuoden loppuun mennessä
• onnistuneet rekrytoinnit, joissa työsuhde jatkuu koeajan jälkeen
• henkilöstön 10 % vähentynyt vaihtuvuus verrattuna edelliseen kauteen.

Jokainen luetelluista tavoitteista on kiinni henkilöstöstä, joko suoraan tai välillisesti. Miten myydään osaavammin, markkinoidaan tehokkaammin, saavutetaan parempi näkyvyys, kasvatetaan asiakasmäärää, onnistutaan laajentamaan toiminta-aluetta, rekrytoidaan osaavammin ja osuvammin tai saadaan henkilöstö pidettyä tyytyväisenä siten, että osaavat ihmiset eivät hakeudu muualle töihin, tai että he eivät väsy työssään.

Henkilöstöön kohdistuvat muutostarpeet – siis käytännössä liiketoimintatavoitteiden saavuttaminen – tulevat mahdollisiksi ja toteutetaan osaamista lisäämällä ja kehittämällä. Tarvitaan siis koulutuksia. Ja koska verkkokouluttaminen on hyvin suuressa osassa tapauksia nopeampaa, tehokkaampaa, edullisempaa ja helpommin toteutettavissa kuin perinteisemmät koulutukset (mieti vaikka kolmivuorotyötä ja lähikoulutusten aikatauluttamista, matkakuluja, kouluttajien palkkioita, majoituksia, tarjoilukustannuksia tai muita asiaan väistämättä kuuluvia kuluja), kannattaa tarkastella nimenomaan verkkokoulutuksia, tai verkko- ja lähikoulutusten yhdistelmää eli monimuotokoulutuksia.

Lyhyesti: kun liiketoimintatavoitteissa puhutaan kasvattamisesta, kehittämisestä, laajentamisesta tai vähentämisestä, puhutaan ihmisten toiminnan muutoksesta. Tavoitteissa on siis kyse ihmisten toiminnan ohjaamisesta tai kehittämisestä jollain tavalla. Tällöin siis liiketoimintatavoitteita kannattaa aina tarkastella halutun muutoksen näkökulmasta ja miettiä, miten ihmisten toimintaa halutaan kehittää, mihin suuntaan ja kuinka paljon. Näin liiketoimintatavoitteet ja verkkokouluttaminen kytkeytyvät luontaisesti toisiinsa.

Hyödyt ja haitat liiketoimintatavoitteiden ja verkkokoulutusten tavoitteiden yhdistämisessä

Mitä hyötyjä liiketoimintatavoitteiden ja verkkokoulutusten tavoitteiden yhdistämisestä sitten saadaan? 

Kun liiketoimintatavoitteita tarkastellaan muutostarpeen näkökulmasta, joudutaan miettimään sitä, minkä pitää muuttua ja miten muutos saadaan aikaiseksi. Tämä johtaa siihen, että liiketoimintatavoitteiden asettaminen ylätasolla ja ilman konkretiaa jää vähemmälle ja päästään pureutumaan tarkemmin siihen,

• mitkä ovat realistisia tavoitteita
• mitä askelmerkkejä tavoitteiden saavuttamiseen liittyy
• miten tavoitteiden saavuttamista ohjataan ja mitataan
• mihin kohderyhmään eli henkilöstön osaan mikäkin tavoite liittyy.

Liiketoimintatavoitteiden kytkeminen osaamisen kehittämiseen ja siis verkkokoulutusten tavoitteisiin johtaa siihen, että tavoitteita tarkastellaan kriittisemmin ja realistisemmin. Lisäksi joudutaan miettimään, miten ja kenen avulla tavoitteet oikeasti voidaan saavuttaa ja millä aikavälillä. Kun tavoitteet on tarkemmin ja konkreettisemmin määritelty, niiden saavuttamisen seuranta ja muutoksen vieminen haluttuun suuntaan muuttuu helpommaksi. Tavoitteiden saavuttamista on siis mahdollista ohjata tehokkaammin.

No mitä haittoja liiketoimintatavoitteiden ja verkkokoulutusten tavoitteiden yhdistämisestä voi koitua?

Yllä olevan listan kääntöpuolelta löytyvät esimerkiksi:

• liiketoimintatavoitteita joudutaan pohtimaan kriittisemmin
• tavoitteita ei voida vain asettaa miettimättä miksi, kuka ja miten
• tavoitteiden täyttymisen seurantaa joudutaan pohtimaan tarkemmin kuin vain esimerkiksi liikevaihdon kasvun seurannan kautta.

Sanalla sanoen, liiketoimintatavoitteiden asettaminen muuttuu ehkä aiemmin hyvinkin suoraviivaisesta prosessista syvällisemmäksi ja enemmän aikaa ja pohtimista vaativaksi toimenpiteeksi. Voi olla, että kaikissa organisaatioissa ei olla vielä ihan valmiita tähän.

Miten määritellään riittävän selkeät ja helposti mitattavat liiketoimintatavoitteet

Entä miten nämä tavoitteet toteutuvat verkkokouluttamisen avulla?

Aloitetaan siitä, mikä on organisaatiossa juuri tällä hetkellä tärkeintä saavuttaa, esimerkiksi seuraavan vuoden kuluessa. Usein listalle päätyy jokin jo aiemmin mainituista, eli liikevaihdon kasvattaminen, onnistuneet rekrytoinnit, näkyvyyden lisääminen, asiakaskunnan kasvattaminen tai vaihtuvuuden vähentäminen. Kun puhutaan selkeistä tavoitteista, kyse ei oikeastaan ole tavoitteiden vaan niiden tarkemman määrittelyn selkeydestä. Ne pitää purkaa osiin. Esimerkiksi:

Organisaatio haluaa kasvattaa liikevaihtoamme Suomen markkinassa 10 % verrattuna edellisvuoteen. Tähän tavoitteeseen päästään:

• rekrytoimalla lisää myyjiä
• täydennyskouluttamalla nykyisiä myyjiä
• lisäämällä palaavien asiakkaiden määrää
• parantamalla myynti- ja asiakaspalveluprosesseja
• lisäämällä some-näkyvyyttämme.

Kun tavoite on avattu tällä tavoin riittävän selkeästi, on paljon helpompaa alkaa miettiä, miten se saavutetaan. Verkkokouluttamisella voidaan suoraan tarttua suureen osaan yllä olevan listan asioista:

1. Täydennyskoulutetaan nykyisiä myyjiä siten, että he osaavat hyödyntää paremmin somea ja tekevät tarkemmin harkittuja prospektilistoja. Tarkastellaan uudelleen myyjien spiikkiä. Hankitaan tätä varten ulkopuolisen konsultin toteuttama monimuotokoulutus tai, jos osaaminen talon sisällä riittää, tehdään koulutus omin voimin. Koulutetaan myyjät kahdessa ryhmässä siten, että voidaan tarkastella, miten ensin uutta oppineen myyjätiimin tulokset muuttuvat (jos muuttuvat) suhteessa aiempaan suoriutumiseen ja suhteessa tiimiin, joka ei vielä ole koulutukseen osallistunut.
2. Lisätään palaavien asiakkaiden määrää muokkaamalla asiakaspalveluprosessia ja erityisesti myynnin jälkihoitoa (after sales). Toteutetaan tämä samoin verkko- tai monimuotokoulutuksella, omin voimin tai ulkopuolisella avulla ja tarkastellaan jälleen myyntitiimien suoriutumista ennen ja jälkeen koulutuksen. Lisätään tarkasteluun myös asiakaspalaute ja sen kehittyminen verrattuna koulutusta edeltäneeseen aikaan.
3. Lisätään some-näkyvyyttä hankkimalla koko henkilöstölle lisää osaamista somen hyödyntämisestä työssään ja organisaation esillä pitämisestä. Osallistetaan haluttu asiakaskohderyhmä somen avulla ja pyydetään somea seuraavilta palautetta ja kommentteja organisaation onnistumisista ja kehittymiskohteista. Seurataan muutosta ja verrataan sitä koulutusta edeltäneeseen aikaan. 

Kun liiketoimintatavoitteet määritellään selkeästi ja yksityiskohtaisesti yllä kuvatulla tavalla, päästään suoraan pureutumaan siihen, mitä toimintaa pitää kehittää ja mikä on kehittämisen kohderyhmä. Seuraavaksi voidaan suunnitella koulutusten aikataulu tukemaan liiketoimintatavoitteiden saavuttamisen aikataulua. Yleisesti koulutukset kannattaa aina toteuttaa pidemmällä aikavälillä oppimispolkutyyppisesti. Yllä luetelluissa tapauksissa erillisiä kursseja ja muita oppimisaktiviteetteja voisi olla muutamia viikossa ja koulutus voisi kaikkinensa kestää esimerkiksi kaksi kuukautta. Oppimisaktiviteettien välillä myyjät voisivat viedä ohjatusti työhönsä oppimansa asiat, sillä verkkokoulutuksen olisi hyvä ohjata nimenomaan siihen, että opittu saadaan heti käyttöön arjessa. Verkkokoulutusten avulla voidaan nimittäin helposti tarjota työkalut siihen, että oppija itse voi seurata, miten hänen oppimansa vaikuttaa hänen työhönsä. 

Eri toimialojen esimerkkejä

Teollisuus

• Liiketoimintatavoite: Tuotantotehokkuuden parantaminen 20 % seuraavan vuoden aikana.
• Verkkokoulutuksen rooli: Toteutetaan verkkokoulutus, joka kattaa lean-johtamisen periaatteet, koneiden käyttöön liittyvät parannukset ja turvallisuuskäytännöt. Koulutus sisältää interaktiivisia osia ja simulaatioita, jotka jäljittelevät tuotantotilanteita.
• Seuranta: Arvioidaan tehokkuutta ennen ja jälkeen koulutuksen työaikaseurannan ja valmistusmäärien perusteella.

Palveluala

• Liiketoimintatavoite: Asiakastyytyväisyyden parantaminen 15 % seuraavan puolivuotiskauden aikana.
• Verkkokoulutuksen rooli: Luodaan asiakaspalvelutiimille verkkokurssi, joka käsittelee asiakaslähtöistä viestintää, tunteiden tunnistamista ja reklamaatioiden käsittelyä.
• Seuranta: Mitataan asiakastyytyväisyyttä palautekyselyillä ja analysoidaan reklamointien määrää ennen ja jälkeen koulutuksen.

Terveydenhuolto

• Liiketoimintatavoite: Potilasturvallisuuden parantaminen vähentämällä lääkevirheitä 10 % vuoden aikana.
• Verkkokoulutuksen rooli: Kehitetään hoitohenkilökunnalle verkkokoulutus, joka sisältää lääkehoidon tarkastusprosessit, riskien tunnistamisen ja uusien työkalujen käytön opastuksen.
• Seuranta: Kerätään dataa lääkevirheistä ja toteutetaan henkilöstökyselyitä koulutuksen vaikuttavuuden arvioimiseksi.

Vähittäiskauppa

• Liiketoimintatavoite: Myynnin kasvattaminen 25 % uuden tuoteryhmän lanseerauksen yhteydessä.
• Verkkokoulutuksen rooli: Koulutetaan myyjät uusien tuotteiden ominaisuuksista, myyntitekniikoista ja kohderyhmien tarpeista. Kurssit sisältävät videoita, testejä ja interaktiivisia myyntitilanneharjoituksia.
• Seuranta: Analysoidaan tuoteryhmän myyntilukuja ja myyjien suorituskykymittareita ennen ja jälkeen koulutuksen.

Rakennusala

• Liiketoimintatavoite: Työturvallisuuden parantaminen ja työtapaturmien vähentäminen 15 % seuraavan vuoden aikana.
• Verkkokoulutuksen rooli: Toteutetaan verkkokoulutuksia, jotka käsittelevät rakennustyömaiden turvallisuusprotokollia, koneiden käyttöä ja riskienhallintaa.
• Seuranta: Työtapaturmatilastot ja henkilöstön osallistumisaktiivisuus koulutuksiin.

Palautteen, reflektoinnin ja itsearvioinnin hyödyntäminen tavoitteiden saavuttamisen seurannassa

Kun liiketoimintatavoitteet yhdistetään verkkokoulutuksiin, kannattaa tähän prosessiin osallistaa koulutettava kohderyhmä sekä muut sidosryhmät. Koulutettavalta kohderyhmältä saa parhaan tiedon siitä, miten asiat tällä hetkellä tehdään ja miten tekeminen kehittyy koulutuksen myötä. Samoin oppijoilta kerättävää palautetta voidaan hyödyntää sekä koulutuksen parantamisessa että liiketoimintatavoitteiden realistisuuden arvioinnissa. Palautetta voi kerätä samalla verkkokoulutusohjelmistolla kuin millä verkkokoulutus toteutetaan. 

Reflektointia puolestaan kannattaa hyödyntää aina, kun on kyse mistä tahansa koulutuksesta. Mitä paremmin oppijat itse oppivat seuraamaan, arvioimaan ja ohjaamaan omaa oppimistaan ja sen jälkeen taitojen hyödyntämistä, sitä vaikuttavampaa oppiminen on. Yksinkertaisimmillaan reflektointimahdollisuus voidaan tarjota jokaisen oppimisaktiviteetin lopuksi kehottamalla: ”Arvioi, millä tavalla juuri oppimasi muuttaa työtäsi seuraavan viikon kuluessa. Miten aiot viedä oppimasi käytäntöön?” Ja samoin, seuraavan oppimisaktiviteetin aluksi oppijaa voidaan pyytää arvioimaan sekä sanallisesti että määrällisesti, miten hyvin aiemmin arvioitu muutos on toteutunut.

Listataan lopuksi tärkeimmät asiat:

1. Määrittele liiketoimintatavoitteet ensin karkeasti ja sitten yksityiskohtaisesti
2. Nimeä kohderyhmä
3. Pohdi, millä toimenpiteillä tavoitteet saavutetaan
4. Suunnittele koulutus, aikataulu ja seuranta
5. Toteuta ja kerää palautetta. Valmistaudu myös muokkaamaan koulutusta palautteen ja kertyvien tulosten perusteella.
6. Toista seuraavina vuosina ja käytä aiempia arvioita, toteumia ja suunnitelmia uusien suunnitelmien pohjana.