Vuoden loppu on hyvää aikaa tarkastella organisaation koulutussuunnitelmaa ja tarvittaessa päivittää uudelle vuodelle uusi, optimoitu koulutussuunnitelma.
Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on auttaa yrityksiä tarkastelemaan koulutussuunnitelmiaan ja antaa vinkkejä koulutussuunnitelman laatimiseen sekä koulutusohjelmien parantamiseen.
Millainen on hyvä koulutussuunnitelma
Koulutussuunnitelmassa määritellään, millaista koulutusta ja osaamisen kehittämistä organisaatio tarjoaa henkilöstölleen. Se vastaa kysymyksiin mitä koulutetaan, kenelle, milloin, miten ja miksi.
Hyvä koulutussuunnitelma
- Määrittelee selkeästi koulutuksen tavoitteet. Tavoitteet vastaavat organisaation tai yksilön tarpeisiin.
- Joustaa ja mukautuu muuttuvaan ympäristöön ja uusiin tarpeisiin.
- Huomioi osallistujien taustat ja lähtötasot, ottaa huomioon osallistujien toiveet ja tarjoaa personoitua sisältöä eri kohderyhmille.
- Määrittelee selkeästi konkreettiset toimenpiteet aikatauluihin ja vastuisiin liittyen: kuka suunnittelee koulutukset, kuka viestii koulutuksista tai kuka opastaa kurssilaisia, päivämäärät milloin koulutukset tulisi olla saatavilla.
- Sisältää suunnitelman siitä, miten koulutuksen tuloksia ja vaikutuksia mitataan: miten ja mitä palautetta kurssilaisilta kerätään ja mitä mittareita seurataan.
Koulutussuunnitelma yrityksissä
Hyvä koulutussuunnitelma on tärkeä osa organisaation koulutuksen suunnittelua. Koulutussuunnitelma voi toimia strategisena työkaluna, jonka avulla kehitetään henkilöstön osaamista ja parannetaan työntekijöiden tietoja ja taitoja sekä lisätään organisaation suorituskykyä. Yrityksen tarjoama koulutusohjelma on myös tärkeä osa hyvien työntekijöiden sitouttamista organisaatioon sekä kilpailuvaltti uusia kykyjä rekrytoitaessa. Yrityskoulutuksella työnantaja voi myös täyttää lakisääteisiä vaatimuksiaan perehdyttämiseen, kuten turvallisuuskoulutukset.
Yrityksissä koulutussuunnitelman avulla voidaan myös luoda pitkäaikaisia koulutuspolkuja, jotka tukevat työntekijöiden urakehitystä ja kouluttavat heitä uusiin rooleihin.
Koulutussuunnitelman laatiminen
Kun lähdet päivittämään organisaatiosi koulutussuunnitelmaa, tarkista ensin mitä organisaatiosi nykyisiin koulutusohjelmiin sisältyy ja millaisia koulutuksia on tarjolla. Tunnista organisaation tarjoaman koulutuksen vahvuudet ja heikkoudet, esimerkiksi ovatko koulutukset ajan tasalla tai ovatko koulutusten aiheet relevantteja.
Selvitä myös, mitä osaamista organisaatiolta puuttuu. Voit esimerkiksi tehdä osaamiskartoitusta työntekijöiden taidoista osaamismatriisin avulla. Mieti, mitä osaamista ja taitoja organisaatiosi tarvitsee jotta pysyy kilpailukykyisenä. Ota tässä huomioon alasi trendit.
Ota koulutussuunnitelman laatimiseen mukaan työntekijöiden mielipiteet. Mitä mieltä he ovat nykyisestä koulutustarjonnasta? Mitä he haluaisivat oppia? Miten he haluaisivat kehittää omaa osaamistaan? Toteuta kysely, jossa kartoitat henkilöstön näkemyksiä aiheesta.
Koulutussuunnitelmaan kirjattavia asioita
➡️ Tavoite: Mieti aluksi koulutussuunnitelman tavoitteet, esimerkiksi työntekijöiden asiakaspalvelutaitojen parantaminen tai henkilöstön valmentaminen digitaalisten työkalujen käyttöön.
➡️ Kohderyhmä: Mieti koulutusten kohderyhmät, esimerkiksi asiakaspalvelu- ja myyntitiimit.
➡️ Sisältö: Mieti koulutuksiin sisältöjä, jotka vastaavat tavoitteisiin sekä sopivat kohderyhmälle. Luo kohderyhmää kiinnostavaa sisältöä: tee personoituja oppimispolkuja eri rooleille ja koulutuksia eri osa-alueista. Luo myös koulutuksia eri taitotasoille, esimerkiksi asiakaspalvelun perusteet ja asiakaspalvelutaidot edistyneille. Relevantti materiaali, jota työntekijät voivat helposti hyödyntää arjessaan, motivoi opiskelemaan paremmin.
➡️ Koulutusbudjetti: Määrittele koulutusten budjetti. Koulutusten järjestämiseen käytettävissä oleva budjetti vaikuttaa esimerkiksi koulutusten toteutustapaan. Koulutusten kustannuksiin voi sisältyä esimerkiksi kouluttajan valmistelutyö, matkakulut ja muut järjestelykulut, kuten kokoustilojen vuokrat, oppimisalustan kustannukset sekä osallistujien ja kouluttajan koulutukseen osallistumiseen tarvittava työaika.
➡️ Toteutus: Mieti koulutusten toteutus. Toteutetaanko koulutukset lähi-, verkko- vai monimuoto-opetuksena? Hyödynnä verkkokoulutusympäristöjä koulutusten toteuttamisessa. Digitaalisten oppimisympäristöjen hyödyntämisen etuihin lukeutuu esimerkiksi joustavuus sekä mahdollisuus personoida koulutuspolkuja vaikka tietyille rooleille.
➡️ Vastuunjako: Suunnitelmaan on hyvä määritellä, kuka on vastuussa mistäkin koulutuksiin liittyvästä osa-alueesta, esimerkiksi sisällöntuotannosta, koulutuksista tiedottamisesta ja työntekijöiden opastamisesta oppimisalustan käyttöön.
➡️ Aikataulu: Määrittele tavoitteet ja aikataulu sille, milloin koulutukset tulisi olla julkaistuna käyttäjille sekä millä aikataululla koulutukset tulisi käydä.
➡️ Seuranta ja arviointi: Määrittele, miten koulutuksen tuloksia arvioidaan ja mitä mittareita käytetään. Näihin voi kuulua esimerkiksi koulutusten läpäisyprosentit, oppimisalustan käyttöaste, parantuneet työsuoritukset, asiakastyytyväisyyskyselyt tai työntekijöiden palautekyselyt. Digitaalisen oppimisalustan avulla voi helposti toteuttaa työntekijöille palautekyselyitä sekä seurata alustan tuottamaa oppimisanalytiikkaa esimerkiksi kurssien läpäisyasteista.
➡️ Jatkuvan parantamisen strategiat: Suunnittele koulutuksille jatkuvan parantamisen strategiat. Luo esimerkiksi kursseille palautekyselyjä, jotka käydään säännöllisesti läpi. Kouluta kouluttajia ja sisällöntuottajia, jotta koulutuksista tulee laadukkaita. Kirjaa ylös suunnitelmia siitä, miten organisaatiossa rakennetaan oppimisen kulttuuria ja kannustetaan jatkuvaan oppimiseen.
➡️ Suunnitelman päivittäminen ja ajantasaisuus: Varmista koulutussuunnitelman ajantasaisuus tasaisin väliajoin ja päivitä tarvittaessa.