Vuolearning-oppimisalusta on otettu Kaarinan kaupungissa käyttöön jo muutama vuosi sitten, vuonna 2019. Ohjeiden ja materiaalien jakamiseen, kouluttamiseen sekä hanketyöhön käytettävästä alustasta on vuosien saatossa muodostunut kiinteä osa kaupungin työntekijöiden arkea.
Monipuolinen oppimisalusta mahdollistaa monenlaisia käyttötarkoituksia
Kaarinan kaupungin henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala on ollut mukana Vuolearningin käytössä käyttöönotosta lähtien, kun taas työhyvinvointikoordinaattori Kristiina Läntinen on liittynyt Vuolearningin käyttäjiin hieman myöhemmin aloittaessaan työt Kaarinan kaupungilla noin kaksi vuotta sitten.
Perehdytykset siirrettiin verkkoon
Henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala kertoo, että kun Kaarinassa aloitettiin verkkokouluttaminen, oli alusta asti selvää, että uusi verkko-oppimisalusta otetaan käyttöön vähitellen, yksi osa-alue kerrallaan.
Ensimmäisenä koulutusten tekeminen aloitettiin henkilöstöpalveluissa, jossa lähdettiin tuottamaan perehdytysmateriaalia kaupungin esihenkilöille. Kaikkien esihenkilöiden perehdytys toteutetaan Vuolearningin kautta edelleen, ja järjestelmän on todettu sujuvoittavan perehdytysprosessia ja siitä on saatu hyvää palautetta myös loppukäyttäjiltä.
Hyvä huomio on ollut, että järjestelmää on voitu käyttää myös ennakkoperehdytykseen sellaisissa tilanteissa, kun tuleva työntekijä on tiedustellut jo ennen työsuhteensa aloitusta, voisiko hän tutustua johonkin materiaaliin etukäteen.
Käytännöllinen alusta ohjeille ja muille materiaaleille
Jo melko pian verkkoperehdytysten aloittamisen jälkeen Kaarinassa ilmeni ongelma, johon löydettiin ratkaisu Vuolearningista.
Kaupungissa ja lähikunnissa otettiin käyttöön uusi HR- ja palkanlaskentajärjestelmä, jonka käyttöön kuntien työntekijät tuli kouluttaa. Hanhiala kertoo, etteivät he olleet täysin tyytyväisiä palveluntarjoajan tarjoamiin ohjeisiin, minkä myötä he alkoivat tuottamaan itse ohjeita Vuolearning-alustalle.
Ohjeiden luominen ja valmiiden materiaalien tuonti alustalle sujui yksinkertaisesti, ja ennen pitkää oli valmiina ohjepaketti ohjelman käyttöön, joka muistutti ikään kuin sähköistä ohjekirjaa. Ohjeet saatiin tätä kautta helposti jaettua myös lähikuntiin. Vaikka käyttöaste laajeni tämän myötä hetkellisesti, saatiin jakamiseen liittyvät tunnusasiat ratkaistua sujuvasti ja hinnoittelun kannalta joustavasti.
Myöhemmin myös muita kaupungin ohjemateriaaleja on alettu tuomaan alustalle sen hyväksi todetun käyttöliittymän myötä. Erityisesti sosiaali- ja terveysalalla on tehty materiaalien digitalisointia, ja ennen vanhoissa paperikansioissa säilytetyt ohjeet esimerkiksi lääkelaskuihin ja -jakeluihin liittyen ovat nyt merkittävästi aikaisempaa käytettävämmässä muodossa Vuolearning-alustalla.
"Vuolearningissa ohje on kuin sähköinen kirja! On paljon mukavampi lukea materiaalia tällä alustalla ja tietoa on helpompaa löytää, kuin ensin etsiä oikea tiedosto tai kansio ja sitten selata pitkää ohjetta."
Oppimisalusta tukena hanketyössä
Kolmantena käyttötarkoituksena perehdytyksen ja ohjeiden jakamisen lisäksi työhyvinvointikoordinaattori Kristiina Läntinen mainitsee Kaarinan kaupungin ja Kevan "Mieli työssä, työ mielessä" -kehittämishankkeen. Hankkeen kohokohtana ollaan kehitetty yhteistyössä ohjausryhmien ja Mehiläisen kanssa F-passi, jonka avulla koulutetaan esihenkilöitä työhön liittyviin mielenterveyden haasteisiin liittyen.
F-passi-koulutuksessa opitaan tunnistamaan työuupumuksen ja mielenterveyshaasteiden tunnusmerkkejä, ennaltaehkäisemään niiden syntymistä ja ottamaan työkyvyn ylläpidon haasteet puheeksi varhaisessa vaiheessa sekä tukemaan suunnitelmallista työhön paluuta.
Vuolearning-alustalla ylläpidettävä F-passi sisältää sekä koulutusmateriaalia että tehtäviä, joiden avulla koulutuksen tuloksia voidaan helposti seurata ja raportoida. Tänä vuonna F-passi laajennetaan laajempaan levitykseen, ja siitä kehitetään tällä hetkellä versiota kaikille kaupungin työntekijöille.
Monipuoliset käyttömahdollisuudet ilahduttavat organisaatiossa, jossa käytettyjen järjestelmien määrä on jo ennestään suuri, ja monikäyttöinen alusta on otettu kaupungissa hyvin vastaan.
Vuolearningin toiminnallisuudet vastaavat Kaarinan kaupungin tarpeita
Kaarinan kaupungilla oli oppimisalustaa valitessaan erilaisia tarpeita ja toiveita, joihin Vuolearning vastasi erinomaisesti.
Suurenkin organisaation käyttäjähallinta on helppoa ja henkilöstön moninaiset tarpeet voidaan huomioida koulutuksissa
Kaarinan kaupunki on lähes 1800 työntekijän organisaatio, ja Hanhiala ja Läntinen kertovatkin, että kaupungin suuren käyttäjämäärän hallinta on sujunut mutkattomasti kertakirjautumisen avulla.
Kertakirjautuminen tarkoittaa käytännössä, että kirjautumiseen käytetään organisaatiossa muutenkin käytössä olevia, esimerkiksi sähköpostin kirjautumistunnuksia, eikä uuden järjestelmän käyttöönotto vaadi uusien tunnusten ja salasanojen muistamista.
Läntisen puheissa korostuvat kaupungin laajan henkilöstön moninaiset taidot, tarpeet ja työolosuhteet, jotka kurssituotannossa on otettava huomioon.
Kaarinan kaupungin työntekijöitä työskentelee erittäin laajalla kirjolla toimialoja ja työtehtäviä, jolloin kohderyhmä on todennäköisesti kirjavampi, kuin monessa pienemmässä tai erikoistuneemmassa organisaatiossa.
"Tarkoitus on, että verkkokouluttamisesta jää mukava kokemus jokaiselle työntekijälle, ja että jää sellainen olo, että haluan osallistua koulutuksiin jatkossakin."
Käytännössä tämä tarkoittaa eroavaisuuksia esimerkiksi osallistujien työtehtävissä, osaamistasossa, kokemuksen määrässä, käytettävissä olevassa työajassa sekä laitteissa. Näitä asioita Hanhiala ja Läntinen ottavatkin jatkuvasti huomioon koulutusmateriaaleja tuottaessaan, niin materiaalien rakenteessa kuin sisällössä.
Koulutusmateriaalien säännöllinen arkistointi sujuu vaivattomasti
Hanhialan puheessa nousee esiin arkistoinnin merkitys kunta-alalla.
Kurssimateriaalien versioiden arkistoinnin sujuvuus on kaupungille tärkeää, sillä esimerkiksi ongelmatilanteiden sattuessa on oltava jäljitettävissä, millaista versiota kurssimateriaalista on milloinkin ollut saatavilla osallistujille.
Vuolearningilla arkistointi onnistuu näppärästi: Ylläpitäjät saavat ladattua kurssimateriaalin itselleen PDF-tiedostona, joka voidaan tulostaa tai arkistoida sähköisesti. Kaikki muutoshistoria myös tallentuu Vuolearningiin, eli järjestelmästä voidaan myös jälkikäteen nähdä, kuka on muuttanut, mitä ja milloin.
Verkkokouluttaminen osaksi kaarinalaisten arkea
Vuosien yhteistyön myötä Vuolearning on vakiinnuttanut paikkansa Kaarinan kaupungin työntekijöiden arjessa.
Loppukäyttäjät ovat ottaneet järjestelmän hyvin vastaan, eikä sen käytössä ole ilmennyt ongelmia tai haasteita. Hanhiala ja Läntinen toteavatkin, että tärkeintä on ohjeistaa ihmiset alustalle hyvin, ja sen jälkeen käyttö onkin tehty hyvin helpoksi. Kaarinassa on päädytty lisäämään linkki alustalle esimerkiksi intraan, jonka kautta työntekijät ovat tottuneet käyttämään muitakin järjestelmiä.
He ovatkin ilokseen havainneet, miten Vuolearningista on muodostunut säännöllinen työkalu sen käyttäjien arkeen. Käyttäjät muistavat, mistä materiaalit löytyvät, käyttävät sitä säännönmukaisesti ja kertovat käyneensä tarkistamassa sieltä materiaaleja tarpeen mukaan.
Myös koulutusmateriaalia tuottavien ja alustaa ylläpitävien Hanhialan ja Läntisen arkeen Vuolearning on tullut jäädäkseen. Kertaalleen alustalle vietyjä materiaaleja on yksinkertaista päivittää ja ylläpitää, ja myös järjestelmäasetusten ylläpito on sujunut vaivattomasti.
Verkkokouluttaminen tuleekin varmasti olemaan kaarinalaisten tapa kouluttaa työntekijöitään myös tulevaisuudessa, ja jatkossa alustaa halutaan käyttää vielä nykyistä ahkerammin myös materiaalien digitalisointiin. Hanhiala ja Läntinen toivovat myös Kaarinan organisaation sisäisten kurssien ja koulutusten tuottajien määrän kasvavan tulevaisuudessa.