Helkama: Vuolearning-oppimisalustalla todennettavuutta ja yhdenmukaisuutta perehdytysprosessiin

Helkama on ollut mukana suomalaisten kotien ja yritysten elämässä jo reilun 115 vuoden ajan. Helkama Emotor -konsernin ja sen tytäryhtiöiden sisäisiä koulutuskäytänteitä on nyt lähdetty sujuvoittamaan Vuolearningin avulla, ja yhteistyötä on tehty tiiviisti myös sisällöntuotannon osalta.

Helkama Emotor -konsernin henkilöstöpäällikkö Maija Rasinkangas vastaa konsernin HR-toiminnoista, ja sitä kautta myös osaamisen kehittämisestä. Rasinkankaan tehtävän ytimessä on liiketoiminnan tukeminen koulutusprosesseja kehittämällä:

Miten toimintamalleja saadaan kehitettyä siten, että liiketoiminta tehostuu ja kehittyy?

Vuonna 2022 liiketoimintaa haluttiin lähteä tehostamaan ottamalla käyttöön verkko-oppimisalusta ja digitalisoimalla perehdytyskoulutuksia. Rasinkangas jakaakin nyt kokemuksiaan ja ajatuksiaan projektin varrelta sekä yhteistyöstä Vuolearningin kanssa.

Oppimisalustalla todennettavuutta ja yhdenmukaisuutta perehdytysprosessiin

Vuolearningin käyttöönotto ja koulutusten digitalisointi päätettiin Helkamalla aloittaa asteittain tytäryhtiö ja toiminto kerrallaan, ja liikkeelle lähdettiin laiva- ja telecomkaapeleita tuottavan Helkama Bican perehdytysprosessista. Ennen Vuolearningin käyttöönottoa Helkama Bicalla toteutettiin perehdytyksiä niin sanotusti perinteisessä muodossa, eli esimerkiksi paperisten materiaalien avulla sekä suullisesti, ja suorituksia seurattiin manuaalisesti taulukoimalla.

Perehdytyksen digitalisoinnin lähtökohtana oli havainto siitä, että perehdytyksen tuloksia haluttaisiin seurata aikaisempaa tarkemmalla tasolla. Helkama Bicalla oli tarve todentaa, kuka on käynyt perehdytyksen läpi ja milloin, ja mitä perehdytykseen on käytännössä sisältynyt. Lisäksi perehdytyksen digitalisoinnilla haluttiin yhtenäistää perehdytysprosessia ja varmistua siitä, että sen sisältö on samanlainen riippumatta siitä, kuka perehdytyksestä milloinkin vastaa, Rasinkangas kertoo. Lisäksi haluttiin parantaa työntekijäkokemusta.

"Haluamme, että perehdytyksessä käydään kaikkien työntekijöiden kanssa samat perusasiat läpi. Näin voimme taata, että kaikilla on tarvittavat tiedot ja taidot meillä työskentelemiseen, ja että käytännön asioista on yhtenäinen linjaus läpi yhtiön."

Perehdytyksen digitalisoinnin myötä moni yhtiön "hiljainen tieto" on nyt dokumentoitu ja on luotu selkeä malli sille, mitä jokaisen yhtiön työntekijän tulisi ainakin työsuhdetta aloittaessaan tietää. Yhdenmukainen perehdytys on sekä työntekijän että työnantajan etu.

Perehdytysprosesseissa on yleistä, ettei kaikkea ole järkevää tai mahdollista kouluttaa verkossa. Tämä oli tilanne myös Helkamalla, ja Helkama Bican perehdytysprosessista pyrittiinkin ensin tunnistamaan ne osat, jotka olisi tarkoituksenmukaista digitalisoida, ja näin päädyttiin tekemään esimerkiksi yleisperehdytyksen, tuotekoulutuksen sekä työturvallisuuden osalta.

Perehdytykseen haluttiin luoda erilaiset oppimispolut tuotannon työntekijöille sekä toimiston toimihenkilöille, jotta kukin pääsisi perehtymään juuri oman työtehtävänsä kannalta relevanteimpiin asioihin. On tärkeää, että kukin työntekijä saa tietoa juuri oman työarkensa kannalta olennaisista käytänteistä. Osaa kursseista ja sisällöistä voitiin hyödyntää molemmissa oppimispoluissa, mutta joidenkin kohdalla sisältöä tuli mukauttaa sen mukaan, mikä kurssin kohderyhmä oli. Esimerkiksi etätyöskentelyn käytänteet ja työturvallisuuteen liittyvät asiat eroavat arjessa paljonkin riippuen siitä, työskenteleekö tuotantolinjastolla vai toimistopöydän ääressä.

Helppokäyttöinen Vuolearning valikoitui oppimisalustaksi

Helkamalla päätettiin lähteä toteuttamaan verkko-oppimista Vuolearning-oppimisalustan avulla. Vuolearningin helppokäyttöisyys ja kätevyys tekivät vaikutuksen, ja sen koettiin tukevan sekä oppijoiden että ylläpitäjän tarpeita oppimisalustalle.

"Vuolearningilla kokonaisuuksista pystytään rakentamaan oppijalle selkeitä, ja analytiikan seuranta on ylläpitäjälle helppoa", kuvailee Rasinkangas valintaa tukeneita tekijöitä.

Jo oppimisalustan hankintaprosessin alusta tähän päivään asti yhteistyö Vuolearningin asiakasvastaavan kanssa on koettu ensiluokkaiseksi. Ratkaisujen löytämiseen omistautunut asiakasvastaava on tehnyt olon luottavaiseksi ja vahvisti aikanaan Helkaman päätöstä lähteä toteuttamaan verkko-oppimista juuri Vuolearningin kanssa.

"Asiakasvastaavamme on ratkaisukeskeinen, tehokas ja asialleen omistautunut. On hienoa huomata, miten hän tuntee yrityksemme ja tilanteemme, ja osaa aina tarjota meille sopivia ratkaisuja.", Rasinkangas kertoo.

Kurssien sisällöntuotannon ulkoistaminen säästää resursseja ja takaa oppimisen

Kun oppimisalusta oli valittu ja valjastettu käyttöön, oli aika syventyä siihen, millaista sisältöä oppimisalustalle tultaisiin tuomaan, eli mitä uusi, verkkomuotoinen perehdytys tulisi käytännössä pitämään sisällään.

Helkamalla päädyttiin käyttämään Vuolearningin sisällöntuotannon palvelua, jossa Vuolearningin asiantuntija muotoili Helkaman olemassa olevat perehdytysmateriaalit aikaisemmista PDF- ja PowerPoint-tiedostoista valmiiksi verkkokursseiksi.

Kurssisisältöjen tuotannon ulkoistamisella pyrittiin säästämään Helkaman HR:n aikaresursseja, ja takaamaan, että kurssit saataisiin käyttöön ripeästi. Ensimmäiset kesätyöntekijät olivat aloittamassa työsuhteen vain muutamien viikkojen päästä, ja sisällöntuotannon ulkoistamalla materiaalit saatiin heille käyttöön jo heti työsuhteen alkuun. Aikaresursseja säästettiin myös siitä näkökulmasta, ettei Rasinkankaan tarvinnut kiireisen kevään keskellä käyttää aikaa uuden järjestelmän käytön opiskeluun.

"Mielestäni on järkevää pohtia, milloin on tarkoituksenmukaisinta syventyä asioihin itse ja käyttää niihin aikaansa, ja milloin taas käyttää ulkopuolista apua. Tässä tilanteessa meille järkevintä oli hyödyntää Vuolearningin osaamista."

Lisäksi ulkoistamisella saatiin varmistettua, että tuotettu materiaali olisi alusta alkaen alustan kannalta tarkoituksenmukaista ja oppimisen takaavaa. Tuotettu materiaali ja projektin yhteydessä saadut opit voisivat toimia mallina jatkossa tehtäville uusille sisällöille.

Rasinkangas kertoo tyytyväisenä projektin ja yhteistyön onnistuneen erinomaisesti ja tuotetun sisällön vastanneen odotuksia.

"Vuolearningin asiantuntija oli ripeä ja erittäin taitava, ja kaikki sujui prosessissa hienosti. Materiaalintuotanto oli ripeää ja oivaltavaa, ja jopa hänelle tuntemattomankin, vahvasti tehtaamme sisältöihin liittyvän aihepiirin kurssi syntyi luontevasti."

Ensimmäiset oppimispolut on nyt julkaistu Helkaman oppimisalustalle ja otettu työntekijöiden käyttöön, ja yhteistyö Vuolearningin kanssa jatkuukin seuraavaksi polkupyöriä valmistavan tytäryhtiö Helkama Veloxin perehdytyskurssin parissa.